企业实现数电票等直连，如何合规入账归档？

在当前阶段，数电票有3种格式：PDF、OFD和XML。根据相关政策要求，无论是否打印，数电票的接收方都需要保存含有数字签名的XML格式的电子文件。然而，XML文件打开后是一串发票字符，只适合“机读”，不适合“人读”。因此，如何入账归档、如何阅读XML格式的数电票以及如何确保XML格式的数电票合法合规是企业普遍面临的难题。
百望云建议企业需要具备一定的处理数电票等电子凭证的版式能力，支持数电票格式数据的相互转换，以适配不同的业务场景的需要。
数电票等电子凭证归档的相关政策规范包括以下几点：首先，数电票是电子会计凭证源文件的一种，因此“入账归档”也需要依据财政部《电子凭证会计数据标准深化试点 操作指南1.0(全面数字化的电子发票)》文件要求进行归档。其次，根据《电子会计档案管理规范》(DA/T 94-2022)中要求：电子会计资料归档版式推荐使用OFD格式， 不具备应用OFD格式条件的单位可使用PDF格式或其他符合长期保存要求的版式格式。为方便解析和统计， 可同步输出类XML描述文件归档。最后，根据《行政事业单位一般公共预算支出财务审计电子凭证会计档案管理技术规范》(DA/T 95-2022)中要求：a) 单位内部在经济业务发生时填制的， 用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据， 包括申请单和报销单等电子原始凭证版式文件， 采用OFD等国家标准格式， 文件格式应符合GB/T 33190-2016 的要求； b) 单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证的版式文件， 采用上述国家标准格式， 文件格式应符合GB/T 33190-2016 的要求。
OFD在标准制定之初，就充分考虑了国内电子文件应用的特性，目前已经成为电子公文、电子证照、电子发票、电子凭证等票单证的格式标准。因此，从国家政策引导上来看，企业在数电票归档时需要归档OFD版式文件。
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