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为何要把好档案的“入口关”?

发布时间:2024-09-19 17:43:05

在档案管理的所有环节中,哪个环节最重要?不同人会有不同的答案,我的答案是:“入口关”最重要。

组工干部都清楚,干部人事档案是个奇怪的存在,平常不利用的时候,啥事都没,一旦要审核利用的时候,档案突然就有问题了。

要命的是,往往利用的时候,比如在提拔晋升的时候,时间不等人,这时候再处理,往往就来不及了。而且对组织和个人来说,都很被动。所以我一直建议,档案管理,必须以“预防为主”。在医学上,有一个词语叫“治未病”,其实档案管理也一样,即提前发现问题,提前介入处理。

首先,一卷档案出现问题,多发生在学历和党员材料,而这两部分大多是在进入体制前就已经形成。一旦进入体制内,有专门的管档部门,也有较为完善的档案管理机制,那时候档案已经很难再出问题了。退一万步来说,就算在体制内工作时缺失了材料,补充起来也比较简单。

其次,档案出现问题,有三个比较突出的情况。

一是材料缺失严重

二是档案信息不一致

三是档案材料造假

同样的,这三点如果存在问题,大多也会在档案入库前就已经存在,毕竟档案在进入新的档案管理部门后,有专人负责档案材料收集,形成的材料也是组织盖章归档,缺失和造假的可能性比较低。

如果我们在档案进入新单位之前,把以上三点问题都处理掉,那基本上可以说,这本档案就是一本健康的档案,为后续的提拔晋升奠定了很好的基础。

综合以上两点,只要我们把好档案的“入口关”,在人事关系以及档案进来之前,守住入口关,就守住了90%的问题。

好了,现在都知道入口关很重要,那问题来了,这个“关”该如何把?可以通过以下三个“审核”:

(一)任前审核

该程序发生在拟录用、调动干部和动议环节时,必须对干部进行任前审核,及时发现问题及时整改。如果存在问题,不符合录用(调入或任职)程序,则连档案都进不了新的单位。

(二)入职审核

该程序发生在入职时,由组织人事部门对照入职的条件,一一核实情况,如录用或者调入公告有明确要求的,材料必须齐全。如公告要求有高级职称,党员身份等等,那寄到档案管理部门的档案必须要齐备以上材料。

需要提醒的是,后期利用档案时发现问题,要求干部补充材料远远不如在入职时要求补充材料容易,毕竟这时候为了入职,肯定尤为重视。这时候补充材料最有效,最迅速。

(三)专项审核

2014年以来实行的专项审核,对干部的“三龄两历一身份”信息进行审核认定,并对材料缺失、信息真实性等核实。这是对干部档案的全方位体检,如果过得了这个体检,则档案基本是健康的。

以上三个审核,有时候会发生交叉,甚至三个一起完成,才最终把问题解决。经过三审,该补充的材料也补充完整,而且组织也进行过专审认定,这时候入库是非常安全的。就算以后巡视,也能确保入职时档案不存在问题。

因此,把好档案“入口关”尤为重要,是我们后期档案部门管理和利用档案的前提和基础。

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