味全财税数字化实践分享，百望云助力实现数电票管理能力升级！

随着金税四期的启动,数电票全面落地应用,这不仅大幅提高了发票处理效率,更重塑了企业的财务管理流程,为企业财务数字化转型指明了新的方向。

杭州味全食品有限公司(以下简称“味全”)正在推进财税数字化建设,通过与百望云合作,快速对接数电票系统,减少了人工操作量,全面提升了开票效率,更将集团各地的分公司集中在统一平台,加强了合规管控和数据贯通,助力味全统一化管理。

01 公司介绍

味全品牌于1953 年创立,2001年进入大陆市场后持续专注探索健康、便利的饮食文化,坚持为消费者提供自然、健康、高质量的食品饮料和乳制品。杭州味全食品有限公司成立于2002年。

味全秉持诚信、务实、创新的经营理念,70年来专注食品饮料的研发、生产。味全还针对茶饮、咖啡店打造高质量的原料供应体系。同时拓展电商领域给消费者提供便利优质的冷链购物体验。

02 财税数字化背景

金三、金四政策的驱动,给味全数字化转型带来了新的机遇,推动了整个集团智能化、数字化运营。

1、税务改革挑战

金税四期以来,税务管理流程发生重大变化,以“一户式”信息集成、大数据分析、网格化服务管理为支撑全方位监控纳税人合规属性,企业需主动适应环境变革,向数字化、智能化运营。

2、信息孤岛

在金税四期以前,公司一直使用纸质发票,各家分公司“各自为战”,业务系统与发票系统之间数据割裂,信息不互通。在数电票推进后,打破了公司信息孤岛,实现流程化的标准作业。

3、作业效率低

味全产品品类多,送货频次高,不仅单据量大,而且验收单获取工作、发货单和验收单核对工作、开票工作均人工手工操作,效率较低,容易出错。

4、管理诉求

基于以上现状,对财务管理提出了更高的要求。一是开票人员集中化管理、集团下多税号统一平台垂直化全面税务管理。在集团层面建立整合的数据管理平台。二是系统代替人工,实现自动获取账单、自动对账找差异,以及自动化开票。

5、行业痛点

味全属于快消行业,行业属性就是“快”,味全的主打商品主要上架卖场超市销售,卖场方会要求公司尽快结算。但是,由于冷藏品短保质期、配送时间短、单品多,会造成了获取验收单难度大、核对工作难度大、结算开票难度大的问题。如果使用传统的财务核对管理方式,效率低,人力成本高,财务数字化系统亟待升级。

03 财税数字化方案分享

在推进财税数字化建设的过程中,味全选择与百望云合作,建立集团发票池,升级数电票管理能力,赋能业务转型。

从整体规划蓝图上看,集团发票池是核心。以前公司的销项与进项发票是各分公司自行管理,公司总是无法及时掌握像“开出的发票是否合规、是否有及时报销”等这样的细节问题,就会造成一定的税务风险。因此,公司建立了集团发票池,利于集中统一管理所有的发票,便于及时发票问题,保证发票的安全性。

在百望云的助力下,公司已实现了销项发票的数字化管理:

账单核对智能化:通过cass系统的建设,实现客户验收单的自动抓取,系统自动校验验收单和出库单的一致性,大大提升账单获取和核对的效率;

数据加工自动化:行业单次折扣、多次折扣、退货合并等自动化处理,准确高效;

税企直连、业财闭环:ERP与销项发票系统直连,一键自动开票;发票开具完成后自动回传ERP,

集中管理:形成闭环管理;形成集团统一的销项发票池。

随着数电票的推广落地,改变了公司传统的发票管理模式,让发票的开具更加便捷高效。公司开票的主要对象是超市卖场,他们以票收到为准进入账期。之前公司使用的是纸质发票,需要线下将发票传递给超市卖场,但传递的过程中可能会遗失发票,无法到达客户的手中。但现在使用的是数电票,可以通过邮件发送给客户,数电票的入账也更方便。可以看出,数电票的出现彻底改变了发票传递的流程,数电票管理升级建设势在必行。

2024年3月,味全正式投入使用数电票开票系统,新的开票系统旨在集合所有味全分公司在同一下平台进行开票,为后期进行集中开票做好相应的准备。

通过全新的开票系统,可以切换任何一家分公司作为开票主体来开具发票,无需异地操作开票,直接打破了区域开票的壁垒,实现了跨区域协同开票。针对味全的业务场景,开票操作总体分为“先引数再合并,最后再开具”这三步,依据政策最新要求,从SAP引入数据后依据单据类别直接进行开票,关闭了人工对单据修改的权限,同时针对超级大数据的开票运用后台合并的功能,减少开票人员等待时间,使开票更便捷。在开票完成后,公司可以在系统中查看开票统计数据表,明确每个月开票的高峰期与低谷期,合理安排财务人员工作。

04 财税数字化价值

1、更自动化智能化

通过对接多业务系统实现多种业务场景下的自动化直连开票,并实现系统对单据的智能化处理。

2、形成链路闭环

实现业务单据和发票数据的联动,形成链路闭环,有利于对业务更清晰的分析。

3、助力集团管理

通过角色权限的划分,实现集团维度对分子公司开票情况的实时统计分析,有利于提升集团管理水平。

4、走向合规化

金税四期的到来,对合规化的要求进一步提高,企业除提升自我合规外也需防范交易方的不合规,不仅仅是进项开票,对于收到的发票也要进行合规化的管理。

05 未来规划

公司乐企接入已经进入到准备阶段,百望云接下来将协助公司完成乐企平台的对接上线,满足企业多场景、规模化、合规化、自动化涉票业务,减少企业的对接成本、维护成本,提升企业税务管理及服务效率。