人力、CRM、费控SaaS专家谈：企业数字化系统成本怎么分布更划算?

有购买需求就要考虑价格问题,数字化系统也不例外。北森在与客户沟通时被问到最多的问题就是:

“我想购买一套可以满足xxx需求、解决xxx问题的数字化系统需要多少钱?”

“我们的预算有限,如何分布更加合理?”

这些问题不仅来自于HR,还有IT部门、财务部门甚至CEO们。

我们发现,在今天,“要不要进行企业数字化”对于多数企业来说已经不是选择题,企业在寻找适合战略发展、业务需求、符合预算预期的解决方案。甚至很多企业已经完成从0-1的阶段,开始享受数字化成果并向数字化2.0阶段迈入,因为时代变了、市场变了、业务变了种种原因,他们仍然在重新审视这些问题。

作为一家企业服务软件公司,我们应该给出一个回答,但答案不应该仅限于我们的一家之言。于是这次我们邀请到来自CRM、人力资源、费控等不同领域的SaaS企服专家从不同视角给出自己的见解。回答内容主要涉及如下问题:

企业购买数字化系统,哪些费用和投入是必要的?

不同的客户规模、不同行业的差异。

在系统集成、运维等方面,会有哪些成本考量?

对于企业的业务、市场、组织等发展变化,在数字化系统选择上会有哪些建议?

面向未来,企业数字化投入与优化建议。

为了阅读体验更优,我们将每位专家的观点独立整理,内容如下。

01.北森Paas平台负责人、高级总监-武伟:建议人力系统更早进行规划,Saas系统成本更优

从管理系统的模块来看,人力系统,财务系统,CRM系统是必需的模块。我们建议人力系统的投入更早进行规划,因为企业内的其他管理系统都需要与人力系统进行集成。比如,人力系统与财务系统集成可以自动提取员工薪资数据;与CRM系统集成可以自动同步外勤打卡记录,人员账号等。通过共享人力主数据,提高了数据的准确性和一致性,为后续数据治理提供基础。

从企业信息化建设来看,管理系统、网络安全、云计算资源、硬件投入、人员工资都是必不可少的投入成本。这一点上SaaS系统和本地部署系统在成本上会有差异,建议使用SaaS系统。

因为SaaS系统通常无需企业购买和维护昂贵的硬件、软件及基础架构,因此初始投资成本较低。未来人员规模变多时,可以按需付费。同时,人员规模的增加,更多是管理模式的变化。本地部署的系统需要升级或二次开发有更高的开发成本。而SaaS系统基于大量客户的成功实践,快速升级迭代,升级成本低,也可减少再次开发投入。

除去系统集成,运维成本,安全成本也是需要考量的。在安全性与风险管理层面,很多人认为数据放在自己手上更安全。但“安全”是一个动态的攻防过程。没有永远的安全,唯有持续的技术升级与安全投入才能保障安全。信息化安全要保障的范围很广,包含:物理安全、网络安全、系统安全、应用安全、数据安全、安全保密机制、安全培训等,服务商每年都需要花费很多钱来保障安全。

本地部署系统一般由企业IT团队,在某些方面提供了更高的数据控制度和安全性,但SaaS系统通常由专业的服务商安全团队进行安全管理和维护,这有助于降低企业面临的安全风险和管理成本。

此外关于不同规模和不同行业的企业选择。

首先不同规模的企业在选择管理系统时会存在较大差异。相比于小微企业,中大型企业对系统的功能要求更高,除了基础功能外,还要有流程自动化能力、数据分析能力,集成能力,扩展能力,定制能力等,同时,对安全性,多语言支持都有不同程度的诉求。更关注厂商的服务质量及专业性,愿意支付更高的咨询服务费用,并希望获取厂商的赋能。

不同行业的客户确实存在差异。以HR系统为例,制造业普遍存在员工数量多、班次多、加班多的情况,必须通过人力系统进行排班、考勤、宿舍、食堂消费、计件算薪等事务性管理。而门店连锁行业由于门店多、地域广、淡旺季和促销活动频繁等特点,需要系统支持灵活的排班管理。

02.众合云科产品总监-李文哲:企业数字化是整体,在投入上不同职能的节奏不同

我会建议在预算有限的前提下,与企业主营业务强相关的、直接面向客户和消费者的产品和服务应该优先进行线上化和数字化,然后是企业内部的管理机制、业务流程等开始逐步数字化。

当企业掌握了足够多的运营数据、用户数据后,规则的迭代、流程的更新、员工体验的优化都可以基于这些数据进行,基于数据的更新和迭代,能够更持久、更自发的进行。

在规则迭代和流程更新的过程中,人力、财务等等职能相关的数字化工具就会同步建立起来,因为企业的业务运营流程是没有办法脱离人力、财务等后台职能而独自运转的。随着各个职能的数字化能力逐步完善,就可以进行更加深度的数智化应用了。

比如数据挖掘、AIGC等在不同场景中的开发应用。其中人力资源领域的深度数智化会比财务、采购等后台职能来的更早,因为人力资源要触达所有自雇员工以及BPO员工,能带来更好的员工体验提升效果,在提升管理效能的同时带来雇主品牌影响力的提升。

企业数字化转型需要使用的产品通常是采购还是自研?

这个问题有一个前提,就是自研需要使用企业自己的产研资源或者ITO预算,如果企业具备数字化产品自主研发的能力,那我建议其实应该把这种研发能力投入到主营业务里面去。

比如51社保,我们会把产研资源集中投入到客户直接使用的数字化产品和服务上。对于职能管理的工具,我们会选择外采,然后做充分的集成。

说到外采的支出费用,现在很多企业会做SaaS和本地部署版软件的成本对比,中大型企业人力资源软件在同样产品力的情况下,企业购买本地或私有化版产品首次支出一般近百万,要加上每年的运营维护费用大概需要30%,以3-5年来看系统的成本其实要比SaaS型产品高很多。而且随着市场和企业运营环境变化越来越快,本地或私有化部署产品一般五年左右就会开始更换,切换、采购、实施和维护成本加在一起的数额其实是非常可观的。

除了高支出之外还有产品的功能迭代速度和员工体验提升,本地化部署在这两点上是远远比不上SaaS型产品的。

以海外的ADP公司为例,ADP通过多个SaaS产品来提供它的人力资源服务。2020年口罩时期,美国在12个月时间里颁布了大量企业和雇员的补贴政策,ADP一年做了3000多个版本迭代去实现对应的政策调整,当时差不多有70多万家企业、4000多万雇员能够快速享受到新政策带来的好处。如果是本地或私有化部署的软件,不管是甲方还是产品方,都无法做到这种迭代速度。

对于员工体验,SaaS型产品有个天然的好处就是会快速应用最前沿的开发技术:通过前后端分离解放用户端的开发,让员工随时随地能体验到C端产品的交互效果;通过分布式部署在超短时间支撑超高并发,不管是大规模数据分析还是上百万人的并行算发薪都能做到无感;通过快速接入AIGC带来智能化的客服体验等等。本地或者私有化部署软件在原生状态下是没有这些架构的,需要企业自己慢慢补齐,不只是成本,时间消耗也是巨大的。

03.销售易解决方案负责人-王强:企业数字化系统成本评估,要回归商业本质去考虑

数字化转型的企业,大多纠结三个问题:要不要上数字化系统?企业自主研发还是外部采购?如果外部采购是选择SaaS软件还是本地化部署软件?

第一个问题是永恒的话题,首先我们认为要不要上数字化系统应该回归企业商业价值角度去考虑,过去很多企业在讨论是否要上数字化系统时,会去考量评估数字化系统建设的投入产出,近两年我们看到很多企业逐渐有了更加精准的指标提升目标,比如转化率提升、毛利率提升、客户覆盖率提升、客户满意度提升等。

第二个问题,当我们明确要建设数字化时,还要再审视看我们所要构建的内容在业界是否有成熟产品解决方案,例如ERP、CRM、HR等领域已经有非常多成熟的软件服务商,那企业可能更多考虑外采成熟产品是最优选择,无论是成本和周期以及最终效果可能外采都会是更好的选择。

第三个问题,以CRM为例,十几年前企业在建设CRM系统时,本地化部署比例很高,在那个阶段产品从CS架构,陆续到基于BS架构网页端使用,再到近10年来移动化的大浪潮,对于终端用户来讲体感差异是非常显著的。而国内目前的主流的CRM SaaS厂商恰恰也是正好赶上云计算、移动互联网的大趋势不断发展。

十几年前我们帮助企业做数字化系统时,企业从成本投资角度有个词叫“固定资产折旧”,可以是三年、五年或者八年。其实这也代表在当时企业投资建设这套系统的使用周期可能应该是五年、八年甚至是十年。

但是企业的业务在变、市场在变、技术也在革新,企业的系统更替周期也在缩短,一个数字化系统可能会用3-5年,但是能不能用8年,这是很难下断言的。在相对更短的时间周期里,我们要考虑一个很重要的课题,系统不在是一个稳态的系统,而是一个敏态的系统。

比如ERP是一个天然的稳态系统,一家企业的财务制度、制造生产端的流程相对稳定一些,但是在业务端CRM服务于营销和业务,变化是非常快的,如果是这样,作为企业核心的考虑是数字化平台是不是足够敏捷和可扩展。

而且对于可扩展的特点,可扩展的周期到底是今天有了需求明天就可以有结果?还是需要做定制化开发,开发周期很长?如果是SaaS软件,其实很多扩展是可以快速响应业务需求的,这本质上也是我们的数字化目标。

这几年很热的一个词叫运营为王,我们做数字化建设也是一样。上了一套系统不是结束而是开始,此后长期的运营与服务是可以伴随客户的业务变化,叫运营服务也好、客户成功也好,这不是被动的。

如果是这样的情况下,企业数字化系统的成本就不仅是购买成本,还有网络基础建设、硬件基础建设、团队能力建设与培养等。SaaS和本地部署版软件相比,SaaS的总体成本是可预见的且几乎没有“水下成本”,这是在成本问题上与本地部署版软件的核心区别。

如果是从CRM的角度看必要成本,建议以大的服务模块来衡量。比如按照我们的产品线体系,销售云和服务云必要的,如果涉及经销商体系就会有伙伴云。但其实CRM数字化发展到现在的阶段,很多中大型企业开始将企业流程、服务流程与管控经营体系做数字化融合了,数字化平台进而反哺企业管理者进行数据化的决策支撑,从业务和企业发展的角度讲,SaaS的开箱即用优势非常有利于帮助企业加速完成从0到1的消服一体化过度,然后通过低代码平台进行更多拓展,进入到更深层的阶段。

04.汇联易副总裁 苏鹏德:从管理价值评估投入成本,Saas系统更具长期优势

1、什么是必要的:可以解决实际(管理)问题的投入

首先,企业应投资于那些真正能够解决其管理问题,带来管理价值的系统和功能。以费控系统为例,随着企业业务规模的扩大和财务审核复杂性的增加,通过使用费控系统来释放的人力是可以被量化的,我的投入是有实际的回报。

第二是企业和系统的适配,这决定了企业能否用好这套系统,这时候我需要投入一定的顾问成本,帮助我解决系统适配、基础数据治理还有企业内部流程制度梳理的问题。

最后是为“长期”的投入,一个系统应该能发挥长期的作用。在过去的OP时代,企业需要投入人力在后期的运维中,而现在的SaaS模式天然就能比较好的解决这个问题,从长远来看,SaaS的年费制度也是低于传统的OP模式。

2、什么是有待商榷的成本/不必要的投入

一是企业用于硬件建设的成本。在云时代下,企业无需投入大量的成本在硬件的采购配置和维护。

二是为满足个性化需求的投入。系统的目的是为了解决管理的问题,如果是满足功能性的个性化需求,需要考虑为这一需求投入的成本与带来的管理价值提升是否等值;另对于已经实施了成千、上万个项目的成熟系统而言,个性化的需求是可以找寻到标准化解决方案的。

3、关于SaaS的安全性探讨

SaaS软件的安全问题,包括数据存储的安全、传输的安全和语义(合规性)安全。对于存储安全,云的安全性已经得到多年的验证,企业自身搭建机房的投入,不会超过专业云厂商的投入,这个问题就好比钱(数据)放在银行里(云端)还是放在自家保险柜(本地自建机房)里,你的投入肯定不会超过银行。

对于传输的安全,取决于SaaS厂商本身对安全的加密手段和水平,就目前而言,传输层的安全问题我们还没有遇到过。而语义的安全,具有行业化的特征,以医药行业为例,我们会将合规性的政策、要求做成产品里标准化的功能,并跟随政策做动态调整,这也是SaaS产品的灵活性优势。

以上就是几位专家的采访内容,希望通过这篇文章,可以从成本角度为正在面对数字化挑战的企业解决一些困惑,缓解“成本焦虑”的同时,真正通过数字化支撑企业战略和业务变化,实现降本增效。

最后,为了兼顾HR和IT双重需求,我们还为企业分别准备了业务视角和IT视角的两版《HR软件选型地图》,希望能帮助企业选择「业务 技术」双重匹配的厂商。

基于业务视角的《HR软件选型地图》

基于IT视角的《HR软件选型指南(IT篇)》